VHS SmartChat – KI-Kursberatung für Volkshochschulen

Was Sie davon haben

Beratung ist nur der Anfang.

Der größere Teil passiert dahinter – in Ihrer Geschäftsstelle und in dem, was Sie über Ihre Interessierten erfahren.

1 Besser beraten Ihre Interessierten finden, was sie suchen

Versteht vage Fragen und fragt nach, statt Listen auszuwerfen
Kennt Ihren Katalog tagesaktuell, mit freien Plätzen und Preisen
Berät mehrsprachig – niederschwellig gerade für DaZ-Interessierte
Erkennt seine Grenzen – sagt offen, wenn er etwas nicht sicher weiß
Rund um die Uhr da, auch abends und am Wochenende
Barrierefrei und auf jedem Gerät nutzbar

2 Leichter verwalten Ihre Geschäftsstelle wird spürbar entlastet

Reduziert E-Mails und Telefonate – durch direkte Beratung und gezielte Kanalisierung
Anmeldung ohne Umweg – er legt den Kurs direkt in den Warenkorb
Stornierungen und Ermäßigungen werden direkt im Chat vorgeprüft und nur bei Berechtigung zusammen mit den hochgeladenen Nachweisen zur Bearbeitung angenommen
Mehrere Personen meldet er in einem Vorgang an
Leitet an die richtige Stelle – ob DaZ, Geschäftsführung, Bewerbungen oder Zweiter Bildungsweg: Anliegen werden erkannt und richtig zugeordnet
Prüft Ihre Kurstexte – deckt Fehler und rechtliche Risiken in Kursbeschreibungen auf

3 Fit für die Zukunft Sie bleiben vorn, ohne hinterherzulaufen

KI-Neuerungen kommen automatisch dazu – oft ohne Aufpreis, immer ohne neues Projekt
Ihr Assistent wird laufend verbessert – mit freigegebenen Erkenntnissen aus Ihrer VHS und aus dem Verbund
Sie erfahren, wonach gesucht wird – Themen, Lücken, Sprachen
Gefragte Kurse, die fehlen, sehen Sie vor der nächsten Programmplanung
Herstellerunabhängig – auch wenn Sie Ihr Kurssystem einmal wechseln
Vorbereitet, wenn Interessierte künftig KI fragen statt zu suchen

Echte Gespräche, echter Betrieb

So sieht das in der Praxis aus.

Drei Ausschnitte aus Osnabrück – ungeschönt, so wie sie stattgefunden haben.

Vage Frage, passender Kurs

ich brauche etwas zur entspannung

Gern! Darf es eher Bewegung sein, etwas Kreatives oder eine Entspannungsmethode?

bewegung

Hatha-Yoga am Nachmittag montags 16:45 · ab 13.10. · 96 € · Plätze frei

Der Weg, den sonst eine Mitarbeiterin am Telefon geht.

Anmelden – auch für mehrere

ich möchte mich anmelden

Gern – ich habe den Kurs für Sie in den Warenkorb gelegt.

kann ich meine beiden freundinnen gleich mit anmelden?

Ja, das geht gleich hier im Chat. Wie heißt Ihre erste Freundin mit Nachnamen bitte?

Was sonst ein Telefonat und zwei Mails bedeutet.

Was er nicht weiß, erfindet er nicht

sind hunde im haus erlaubt?

Dazu finde ich keine verlässlich veröffentlichte Regel. Ich möchte Ihnen nichts Falsches sagen. Die Geschäftsstelle hilft sicher weiter – soll ich Ihre Frage weiterleiten?

ja gerne

Der wichtigste Unterschied: lieber ehrlich weiterleiten als etwas erfinden. Genau das macht KI im öffentlichen Raum verantwortbar.

Aus jeder Rückfrage wird eine Antwort.

Fragen, die häufiger an die Geschäftsstelle gehen und dort Arbeit binden, hinterlegen Sie einfach im Backend des Chats. Beim nächsten Mal antwortet der Assistent direkt – nett und kompetent – und Ihre Geschäftsstelle ist noch weiter entlastet.

Doppelt nutzbar

Auf Ihrer Website und am Telefon.

Derselbe Assistent berät Ihre Interessierten selbstständig im Web – und hilft gleichzeitig Ihrem Team am Hörer.

🌐

Autarke Beratung im Web

Auf Ihrer Website berät der SmartChat vollkommen selbstständig, beantwortet Fragen zum Programm und nimmt Anmeldungen direkt entgegen.

📞

Assistierte Beratung am Telefon

Ihr Team nutzt denselben Assistenten für deutlich schnellere Auskünfte am Hörer – statt selbst im Katalog zu blättern.

Fit für die Zukunft

Sie sehen Ihre VHS mit den Augen Ihrer Interessierten.

Jede Frage ist ein Datenpunkt. Ihr Backend macht daraus Wissen, das Sie vorher nicht hatten – über Nachfrage, Lücken und Sprachen. So sieht es in Ihrem eigenen Backend aus (beispielhafte Zahlen).

Nachfrage-Radar · meistgesuchte Themen

Deutsch als Fremdsprache312

Yoga & Entspannung248

EDV, KI & Digitales201

Rücken & Gesundheit176

Malen & Kreatives134

Top-Lücken · gefragt, aber nicht im Programm

+Business-Englisch, abends34× gefragt

+Nähen für Anfänger27× gefragt

+Töpfern am Wochenende19× gefragt

Ungenutzte Nachfrage ist Planungsgold: Sie sehen, welche Kurse Ihnen Teilnehmende bringen würden – bevor Sie das nächste Programm planen.

Sprachen der Anfragen

Deutsch

58%

Englisch

12%

Arabisch

11%

Spanisch

8%

Ukrainisch

6%

Türkisch

5%

Anpassbar

Er trägt Ihren Namen, Ihre Farben, Ihr Wissen.

Der SmartChat ist kein Baukasten von der Stange, sondern Ihr Assistent – und neue Regeln schreiben Sie ihm in normaler Sprache.

Eigene Begrüßungstexte und eigener Name für Ihren Assistenten
Farben passend zu Ihrem Auftritt
Ihre Website-Inhalte als zusätzliches Wissen
Tägliches Kurskatalog-Update, Plätze live geprüft

Neue Regeln schreiben Sie einfach hin – in ganz normalen Sätzen.

Wenn Interessierte nach dem neuen Programm fragen, sage ihnen, es erscheint am 31. Juli. Online werden Kurse aber jetzt schon nach und nach freigeschaltet – es lohnt sich, wieder vorbeizuschauen.

Wenn Interessierte nach der Zulassung von Bildungsurlaub fragen, sage ihnen, dass alle Bildungsurlaube für niedersächsische Arbeitgeber zugelassen sind. Für andere Bundesländer bitte auf die Geschäftsstelle verweisen und die Kontaktdaten zur Verfügung stellen.

Zusatzmodul SmartChecker

Er liest Ihre Kurstexte mit.

Leere Beschreibungen, Widersprüche, riskante Formulierungen: Der SmartChecker findet sie, bevor Ihre Interessierten darüber stolpern – und schlägt gleich fertige Texte vor.

SmartChecker · überwacht Ihre Kurstexte

!

41 Kursbeschreibungen sind leer

Wir schlagen fertige Texte vor – ein Klick zum Übernehmen.

✕

1 Text mit Abmahn-Risiko (UWG)

Formulierung könnte wettbewerbsrechtlich angreifbar sein.

!

2 Plausibilitätsfehler

„Noch Restplätze“ im Text, Status aber „ausgebucht“.

Datenschutz ist kein Anhang.

Wir liefern nicht nur die Technik, sondern die gemachten Hausaufgaben gleich mit.

Server in Deutschland – kein Tracking, keine Cookies
Kein Cookie-Banner nötig für den Chat
AVV und Löschkonzept liegen fertig vor
Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung inklusive
Verwaltungsanliegen ohne KI – Stornierungen, Ermäßigungen und Nachweise bleiben auf deutschen Servern
Geprüft vom Datenschutzbeauftragten der VHS Osnabrück

Gemeinsam stärker: die SmartChat-Community.

Jede Beobachtung aus einer Volkshochschule fließt zurück ins Produkt – und steht am nächsten Tag allen anderen zur Verfügung. Eine Anregung aus Aurich war noch am selben Abend umgesetzt. Sie profitieren von dem, was alle zusammen lernen – das kann keine Eigenentwicklung leisten.

über 1.600Beratungen allein in Osnabrück seit Juni 2026

seit Juni 2026im täglichen Einsatz, nicht im Labor

mehrsprachigvom ersten Tag an

**Dr. Tobias Pischel de Ascensão**Geschäftsführer · VHS Osnabrück

**Ann-Christine Wöhler**Prokuristin und Projektleitung · VHS Osnabrück

Ihr Weg zum eigenen Assistenten

Interessiert? So einfach läuft das Projekt.

1

Ohne Aufwand ausprobieren

Einfach vhs-os.de aufrufen, unten rechts auf die Bubble klicken – und so fragen, wie Ihre Interessierten fragen würden.

2

Mit Ihren eigenen Daten testen – kostenlos

Wir stellen Ihnen eine abgetrennte Test-Site bereit. Dort sehen Sie genau, wie sich der SmartChat mit Ihrem Kurskatalog und Ihren Website-Inhalten verhält.

3

Risikofrei starten

Wir richten den SmartChat binnen eines Tages auf Ihrer Website ein – eine Zeile Code, kein Coding, keine eigene IT. Danach haben Sie 14 Tage Zeit, ihn im echten Betrieb zu beurteilen, bevor der Vertrag wirksam wird.

Konditionen

Fair bepreist – für groß und klein.

Der Preis richtet sich nach der Größe Ihres Kursangebots, nicht nach Pauschalen.

Die Konditionen stimmen wir individuell auf Größe und Umfang Ihrer VHS ab.

Sonderfunktionen optional buchbar

Lassen Sie sich beraten – wir erstellen Ihnen ein konkretes Angebot für Ihre VHS.

Faire Staffelung – egal ob große oder kleine VHS
Einrichtung, Anleitung und Betreuung inklusive
DSGVO-konform, deutsche Server

Eigenes Demo anfordern → Angebot anfragen →

FAQ

Häufige Fragen.

Nein. Wir bereiten alles vor und liefern eine fertige Anleitung samt einer einzigen Zeile Code – das kann jeder einfügen, der Zugang zu Ihrem CMS hat. Kein Server, keine Software, keine eigene IT-Abteilung nötig.

Dann sagt er das – und bietet an, die Frage an Ihre Geschäftsstelle weiterzuleiten. Er erfindet keine Antworten. Genau das ist im öffentlichen Raum der entscheidende Unterschied. Die Frage landet anschließend bei Ihnen, und Sie können die Antwort im Backend hinterlegen: Beim nächsten Mal antwortet er selbst.

Ja. Er legt den passenden Kurs direkt in den Warenkorb, und er meldet auf Wunsch auch mehrere Personen in einem Vorgang an. Stornierungen und Ermäßigungen prüft er im Gespräch vor und nimmt sie nur bei Berechtigung zusammen mit den hochgeladenen Nachweisen zur Bearbeitung an.

Der Kurskatalog wird jeden Morgen automatisch aktualisiert. Die Verfügbarkeit (Plätze frei / ausgebucht) wird bei jeder Anfrage live geprüft.

Der SmartChat funktioniert mit allen gängigen VHS-Systemen – vhs-connect, KuferWEB und itemkg. Unterstützt werden alle gängigen Website-Technologien. Wechseln Sie Ihr Kurssystem später einmal, bleibt der Assistent.

Genau dafür gibt es Ihr Backend: Der Nachfrage-Radar zeigt die meistgesuchten Themen, die Top-Lücken-Liste zeigt gefragte Kurse, die noch nicht im Programm sind – direkt nutzbar für die nächste Programmplanung.

Der Preis richtet sich nach der Größe Ihres Kursangebots – die Konditionen stimmen wir individuell auf Größe und Umfang Ihrer VHS ab. Sprechen Sie uns einfach an.

Nichts. Kein Abo, keine automatische Verlängerung. Sie testen, und wenn es Ihnen gefällt, sprechen wir über eine Lizenz.

Ja. Der SmartChat auf Ihrer Website läuft auf deutschen Servern, verlangt keine Registrierung und setzt keine Cookies oder Tracking – deshalb braucht er auch keinen Cookie-Banner. AVV und ein Löschkonzept für die Chatverläufe sind inklusive, ebenso ein fertiger Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung.

VOXR ist seit 2015 als Plattform für smarte Events im Einsatz – bei DAX-Konzernen, Bundesministerien und Hochschulen. Der VHS SmartChat ist unser Produkt speziell für Volkshochschulen.

Ihr nächster Schritt

Sollen wir den SmartChat mit Ihren eigenen Kurs- und Websitedaten einrichten?

Schreiben Sie uns kurz – den Rest übernehmen wir. Sie sagen uns nur, welche VHS Sie sind.

Live ausprobierenBei der VHS Osnabrück, ohne Anmeldung Eigenes Demo anfordernMit Ihren Kursdaten, kostenlos Noch Fragen?Wir rufen zurück und klären alles in Ruhe

Besser beraten. Leichter verwalten. Fit für die Zukunft.