Brauche ich dafür meine IT-Abteilung? Wie wird der SmartChat eingebunden?
Nein. Für den Betrieb ist bei Ihnen kein technischer Aufwand nötig: Wir bereiten alles vor und liefern eine fertige Anleitung samt einer einzigen Zeile Code - das kann jeder einfügen, der Zugang zu Ihrem CMS hat. Kein Server, keine Software, keine eigene IT-Abteilung nötig. Die Kursdaten liest der Chat aus dem öffentlichen Kursangebot Ihrer Website, ohne Schnittstelle und ohne API.
Funktioniert das mit unserem Buchungssystem?
Der SmartChat funktioniert mit allen gängigen VHS-Systemen - vhs-connect, Kufer (KuferWEB) und itemkg. Unterstützt werden alle gängigen Website-Technologien. Wechseln Sie Ihr Kurssystem später einmal, bleibt der Assistent.
Müssen wir mit dem Start auf unseren Website-Relaunch warten?
Sie können gern warten, bis der Relaunch abgeschlossen ist. Es ist aber auch problemlos möglich, noch auf der jetzigen Plattform zu starten. Der Chat merkt von allein, wenn er einen anderen Unterbau bekommt, und passt sich automatisch flexibel an. Beim Relaunch muss nur die eine Zeile Code, die auf Ihrer Website läuft, mitgenommen werden.
Anmeldung und Verwaltung
Kann er wirklich Anmeldungen entgegennehmen?
Ja. Er legt die gewünschten Kurse direkt in den Warenkorb Ihres Kurssystems (bei Kufer-Häusern in den Kufer-Warenkorb), meldet auf Wunsch auch mehrere Personen in einem Vorgang an und leitet direkt auf die Eingabe der persönlichen Daten weiter. Abgeschickt wird die Buchung von den Interessierten selbst, nicht vom Chat.
Und Ermäßigungen und Stornierungen?
Bei Ermäßigungen und Stornierungen nimmt der Chat die Prüfarbeit ab und sorgt dafür, dass (bei Ermäßigungen) das korrekte Dokument hochgeladen wird. Er schickt dann das geprüfte und formatierte Anliegen an die Geschäftsstelle, die es eingibt. Dieser letzte Schritt bleibt aktuell von Hand, die Aufbereitung der Anfragen ist aber eine große Erleichterung gegenüber Telefon oder Mail-Hin-und-Her.
Qualität und Aktualität
Wie aktuell sind die Kursdaten, und was passiert, wenn er etwas nicht weiß?
Eine Auskunft muss korrekt, aktuell und hilfreich sein, sonst hilft der Bot nicht. Deshalb wird der Kurskatalog Ihrer Seite jeden Tag automatisch aktualisiert, und bei konkretem Interesse an einem bestimmten Kurs werden dessen aktueller Stand und die Verfügbarkeit (Plätze frei / ausgebucht) zusätzlich unmittelbar abgefragt. Weiß er etwas nicht, sagt er das ehrlich, statt etwas zu erfinden, und bietet an, die Frage an Ihre Geschäftsstelle weiterzuleiten. Die Antwort können Sie anschließend im Backend hinterlegen: Beim nächsten Mal antwortet er selbst.
Wird der Chat vorab auf unsere Kurse trainiert? Wer kontrolliert die Antworten?
Ein spezielles Training für Ihre Kurse ist nicht nötig. Trainiert wurde das Gesamtsystem auf die Eigenheiten des Interessentenbetriebs von Volkshochschulen und Verbänden, durch monatelangen Livebetrieb. Die Qualität der Antworten wird kontinuierlich beobachtet, und neue Erkenntnisse werden automatisch und kostenlos eingepflegt. Am besten prüfen Sie es selbst: In der Live-Demo mit Ihren Kursdaten können Sie testen, ob der Chat das liefert, was Sie erwarten.
Woher weiß ich, welche Kurse gesucht, aber nicht gefunden wurden?
Genau dafür gibt es Ihr Backend: Der Nachfrage-Radar zeigt die meistgesuchten Themen, die Top-Lücken-Liste zeigt gefragte Kurse, die noch nicht im Programm sind - direkt nutzbar für die nächste Programmplanung.
Sprachen und Kurstexte
In welchen Sprachen berät der Chat?
Der Chat antwortet in der Sprache, in der man ihn anspricht, darunter Englisch, Polnisch, Ukrainisch, Russisch, Türkisch, Arabisch, Französisch und Spanisch. Außerdem erkennt er die im Browser eingestellte Sprache und begrüßt bereits in dieser. So werden auch Besucherinnen und Besucher mit Deutsch als Zweitsprache in ihrer Muttersprache begrüßt und geführt.
Kann der Chat auch Kurstexte prüfen?
Ja. Die Analyse der Kurstexte funktioniert zu 100 % ohne Schnittstelle, allein aus den veröffentlichten Daten. Der SmartChecker prüft den Wortlaut Ihrer Kurstexte und zeigt Ihnen, wo kein Bildungscharakter erkennbar ist: ein Konzertabend ohne genannten Lerninhalt, eine Reisebeschreibung, ein geselliger Clubabend. Genau an diesen Texten entzündet sich die Frage nach der USt-Pflicht. Zu jedem Treffer steht, was am Text auffällt - oft genügt es, die Beschreibung zu schärfen. Er ersetzt keine steuerliche Beratung und nimmt auch keine steuerliche Bewertung vor. Die steuerliche Beurteilung im Einzelfall bleibt bei Ihrer steuerlichen Beratung.
Datenschutz
Ist das DSGVO-konform? Gibt es einen AVV?
Ja. Der SmartChat auf Ihrer Website läuft auf deutschen Servern, verlangt keine Registrierung, speichert keine IP-Adressen und setzt keine Cookies oder Tracking - deshalb braucht er auch keinen Cookie-Banner. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (Stand November 2026) steht unter voxr.com/avv-smartchat und als PDF zum Download bereit, die eingesetzten Unterverarbeiter sind dort genannt. Chatdaten werden nach einem gestaffelten Löschkonzept automatisch gelöscht. Ein fertiger Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung ist inklusive.
Testen, Kosten, Anbieter
Können wir den Chat vorher mit unseren eigenen Kursdaten ausprobieren?
Ja. Wir richten Ihnen eine Live-Demo mit Ihren konkreten Kursdaten ein, die Sie selbst auf die Probe stellen können. Zum Anfordern dient der bestehende Weg auf der Landingpage.
Was passiert nach der kostenlosen Testphase?
Nichts. Kein Abo, keine automatische Verlängerung. Sie testen, und wenn es Ihnen gefällt, sprechen wir über eine Lizenz.
Was kostet das?
Der Preis richtet sich nach der Größe Ihres Kursangebots - die Konditionen stimmen wir individuell auf Größe und Umfang Ihrer VHS ab. Sprechen Sie uns einfach an.
Wer steckt hinter VOXR?
VOXR ist seit 2015 als Plattform für smarte Events im Einsatz - bei DAX-Konzernen, Bundesministerien und Hochschulen. Der VHS SmartChat ist unser Produkt speziell für Volkshochschulen.